Три типа компаний, которым необходима система автоматизации документов

Три типа компаний, которым необходима система автоматизации документов

Анастасия Сидорец Нач. отдела, зам. начальника, Москва

Как расширить производительность сотрудников и оптимизировать работу на всех участках? За счет чего возможно расширить скорость обработки документов и сэкономить?

Еще пара десятков лет назад для того, дабы отыскать ответы на узкоспециализированные вопросы, нужно было изучить множество литературы, часть из которой возможно было отыскать лишь в библиотеках. Сейчас же, в то время, когда каждая информация дешева человеку в пара кликов, появляется второй вопрос, не меньше критичный, – это достоверность данной информации. Разнообразие статей и мнений по одному и тому же вопросу легко зашкаливает.

Фактически на любой вопрос возможно отыскать полностью руководства и противоположные рекомендации к действию.

Я по роду собственной деятельности достаточно довольно часто консультирую компании, каковые сталкиваются с необходимостью ее актуальности и автоматизации документооборота. На рынке так много вариантов, и неясно, какому из них стоит дать собственный предпочтение. Давайте совместно давайте разберемся.

Имеется пара обстоятельств, по которым подобные вопросы приходят в голову. Значительно чаще это связано с неудовлетворенностью текущим процессом обработки документов. Причем обращение может идти о разных документах, таких как счета-фактуры, акты, товарно-транспортные накладные, таможенные объявления а также соглашения.

Стандартных обстоятельств пара. Перечислим главные из них:

– большая цена обработки документов

– низкая скорость

– маленькой количество приобретаемых данных и их низкий уровень качества

Предлагаю разглядеть любой из них подробнее.

1. Дабы посчитать цена обработки документов, основное разглядывать целый процесс в комплексе. Для оценки цены обработки необходимо учесть цена персонала, задействованного в этом ходе, и разные накладные затраты:

  • Заработной плата всех сотрудников, задействованных в обработке документов. Довольно часто вводом занимается человек более высокой квалификации, что стоит значительно дороже, к примеру, бухгалтер
  • Аренда помещений
  • Налоги
  • Коммунальные платежи, уборка, вода, и т.п.
  • Цена оборудования
  • Цена лицензий ПО

2. Скорость обработки данных. Согласно данным ведущего мирового аналитического агентства AIIM, скорость обработки одного документа при ручной обработке может быть около 41 дня. Казалось бы, как это происходит? А происходит это систематично следующим образом: приходит документ, полежит пара дней на одном столе, после этого на втором, позже пройдет долгий путь проверок и согласований, и вуаля – спустя месяц он в совокупности.

Увеличение скорости обработки – весьма актуальная сторона вопроса, оптимизация которой разрешит тратить на внесение данных считаные 60 секунд вместо месяца.

3. Что касается количеств приобретаемой и обрабатываемой информации, то тут имеется два нюанса. С одной стороны, человек сам по себе может обработать определенное количество документов, в среднем не более 800 в неделю и с определенным уровнем качества, которое может варьироваться в зависимости от уровня усталости человека, настроения, и т.д. И иначе, при совершения неточности, необходимо завлекать более квалифицированные кадры для ее решения, это, быть может, повлечет дополнительные расходы и штрафные санкции.

В какие конкретно цифры в итоге выливаются все вышеперечисленные обстоятельства (эти предоставлены аналитическим агентством PwC):

  1. Любой документ, перед тем как достигнет собственного конечного пункта назначения, копируется 19 раз
  2. Около 1200 рублей тратится на то, дабы привязать необходимый документ к нужному делу
  3. Любой 20 документ теряется
  4. Около 25 часов тратится на то, дабы отыскать утерянный документ
  5. Около 7100 рублей тратится на поиск каждого неправильного оформленного документа
  6. Обработка вручную 1 страницы печатного текста стоит больше 50 рублей

Что я в большинстве случаев советую делать, дабы решить существующие неприятности:

  1. Минимизировать применение бумаги. Многие компании недооценивают собственные затраты на бумагу, а они иногда составляют до 30% процентов всех затрат на расходные материалы. Довольно много бумаги употребляется в компании неэффективно, потому количество таких операций необходимо свести к минимуму, как и само количество бумажных документов.
  2. Совершить внутренний аудит по эффективности ваших БП в области обработки документов. Вы удивитесь, сколько денег утекает сквозь пальцы.
  3. Внедрить совокупность потокового ввода документов. На что принципиально важно обратить внимание в этом нюансе:
  • Эта совокупность должна быть самообучаема, дабы закрывать систематично появляющиеся новые задания
  • Она должна иметь совместимость и глубокую интеграцию с существующими ERP-совокупностями с той целью, дабы обеспечить полный цикл обработки данных
  • Нужно, дабы эта совокупность была легко масштабируема, потому, что серьёзна ее интеграция в течении всего цикла работы инфраструктуры клиента в независимости от протекающих трансформаций в совокупности
  • Ну и, непременно, эта совокупность должна быть надежной и отказоустойчивой, дабы обеспечить непрерывность цикла обработки документов.

В этот самый момент мы понимаем наличие неприятности и сталкиваемся с громадным многообразием совокупностей, в которых не так . Основное правило в этом деле – ответ необходимо подбирать под задачу. Лишь тогда, в то время, когда вам понятна задача, которую вы желаете решить, понятны показатели, к каким необходимо стремиться, и лишь тогда можно понять, какое необходимо ответ.

Разглядим пара вариантов.

К примеру, вы – компания, в которой трудится около 20 человек. Базу дохода данной компании составляют операции по дистрибуции продуктов питания. Кроме этого ведется внутрихозяйственная деятельность.

Для обработки всех занесения и документов их в совокупность учета достаточно одного человека. Годовой оборот документов образовывает около 5-7 тыс. документов в год. Что делать при таких условиях?

На мой взор, при аналогичных данных над вопросами автоматизации обработки денежных документов вспоминать еще не следует. Потому, что поток документов не таковой большой, дабы возможно было сказать о значительной пользе для компании при оптимизации работы на этом месте бизнес-процесса. Более того, и затраты на данном этапе развития компании в области обработки документов не столь громадны.

Давайте разглядим второй пример. Вы – национальное предприятие с продолжительной историей, за которую накопилось много документов. В большинстве случаев клиенты высказывают это количество таковой фразой — «ну пара помещений». И эти документы вы, первым делом, желаете сохранить в читаемом виде. А потому, что они устаревают, сутки ото дня это делается все сложнее.

Во-вторых, было бы прекрасно, дабы эти документы было легко отыскать, дабы они всегда были в доступе в необходимый момент. Ну и в конечном счете, хотелось бы выстроить внутреннюю иерархию, в соответствии с которой хранились бы эти документы. В этом случае необходимость применения совокупностей обработки данных на лицо. В этом случае возможно дать совет купить программный комплекс для хранения и архивации документов, потому, что регулярного входящего потока денежных документов не отмечается.

Это возможно лишь электронный архив, или архив в связке с ECM совокупностью.

Возможно разглядеть второй пример. Вы – компания, главный бизнес которой образовывает продажа автозапчастей. Кроме этого ведется логистическая и транспортная деятельность. Неспециализированный оборот документов образовывает около 60 тыс. документов.

Главные документы — это инвойсы от зарубежных поставщиков. В обработке этих документов занято 4 человека. При таких условиях определенно необходимо задуматься уже о какой-то автоматизации обработки данных документов, потому, что имеется уже возможность для сокращения затрат, имеется регулярный поток. Более того, при роста бизнеса и доли компании на рынке у вас будет возможность справляться с громадным количеством документов теми же людскими ресурсами.

В целом, глядя на описание данного кейса, мне думается, верным применение определённых готовых «коробочных» ответов, предварительно настроенных для обработки одного конкретного типа документов. У аналогичных ответов имеется минусы и свои плюсы. К плюсам возможно отнести легкость в установке, как таковое отсутствие внедрения.

К минусам относятся отсутствие кастомизации, жесткость предварительных настроек. Другими словами эти ответа закрывают в большинстве случаев от 50% до 75% ваших задач, в связи с неизменно изменяющимися правилами и процессами в компании, под каковые «коробочные» ответы не могут подстраиваться.

Кроме этого возможно разглядеть пример, в то время, когда вы – большая интернациональная компания, занимающая большую долю на рынке в области производства. У вас много интернациональных денежных транзакций. Для вас вопросы как налоговой отчетности, так и МСФО. Количество ваших контрагентов достигает много тысяч. Общее число документов образовывает около 1 млн в год.

Более того, эти документы очень разнообразны: это и инвойсы, и счета, и акты, и таможенные объявления, и приходные накладные, и т.д. В обработке данных из этих документов задействовано целое подразделение высококвалифицированных работников в области финансов и бухучёта. Вот при таких условиях необходимость автоматизации легко очевидна, потому, что массив документов регулярный и большой. И в силу разнообразия и вариативности форм проводимых операций тут очевидно потребуется система корпоративного класса. С большим уровнем кастомизации и возможностями доработки под конкретную задачу.

Дабы реализованный проект удовлетворял всем вашим задачам на 100% и дал большую эффективность для бизнеса.

Быть может, вы уже используете какую-то программу на одном из участков бизнес-процесса. Попытайтесь проанализировать, как действенно вы ее подобрали, на базе предложенной выше классификации (не нужна автоматизация, нужен архив, подойдут готовые ответы, нужна корпоративная совокупность по обработке документов). Принципиально важно ответить на данный вопрос хотя бы самому себе. Так как от выбора совокупности многое зависит.

В случае если выбрать весьма масштабную совокупность под минимальную задачу, это будет сродни «из пушки по воробьям». В случае если же напротив, недооценить трудность вашей задачи и попытаться сэкономить, применяя «коробочное» ответ, то на таком пути в итоге вы встретите больше трудностей и недостатков автоматизации, нежели ее плюсов.

Среди громадного количества разных совокупностей согласно решению задач по обработке денежных документов в больших компаниях существует ответ Kofax, неповторимое в собственном роде, которое находится на стыке двух таких областей, как потоковый ввод данных и динамический кейс менеджмент. Другими словами посредством данного ответа вы сможете не только занести эти из документов, вместе с тем настроить задания и различные сценарии на базе взятой из документов информации. Эта совокупность разрешит обеспечить сбор входящей информации по разным каналам: сканер, МФУ, e-mail, мобильные приложения и т.д.

Потом совокупность поделит документы, выяснит у каждого, где его начало, а где финиш, и после этого их классифицирует. Исходя из присвоенного типа документа будет выбран сценарий обработки данного документа, нужные для извлечения поля, методы сверок, проводки и выгрузка.

Что даст внедрение подобной системы заинтересованному клиенту:

  1. Оно разрешит расширить производительность каждого конкретного сотрудника как минимум в 5 раз за счет оптимизации работы на тех не сильный участках, каковые были обрисованы выше.
  2. Разрешит расширить скорость обработки документов.
  3. Повысит уровень качества наполнения учетных совокупностей корректными данными.
  4. Разрешит сэкономить большие средства на обработке документов.
  5. Разрешит увеличить охват рынка на существующих ресурсах.

Любой человек, что слышит эти доводы, следом задается вопросом: «А что необходимо, дабы внедрить подобную систему?»

Прежде всего, нужна заинтересованность с вашей стороны. При таких условиях мы организуем встречу, на которой сможем детально обсудить бизнес-задачу, дабы оптимально создать под нее ответ. Кроме этого потребуется минимальное вовлечение проектной команды с вашей стороны с целью предоставления доступов и прав.

В большинстве случаев внедрение продолжается от 6 до 12 месяцев, цена его рассчитывается, исходя из конкретной задачи под каждого клиента. Принципиально важно подчернуть, что скорость возврата инвестиций в среднем по отечественным проектам образовывает от 12 до 18 месяцев, что, на мой взор, весьма хороший срок для столь масштабного проекта. В частности мы говорим о проекте автоматизации обработки денежных документов количеством около 1 млн документов в год, каковые разнообразны по собственному наполнению и внешнему виду, и в обработке которых заняты около десятка человек.

Ну и последний вопрос, которым в большинстве случаев задаются при дискуссии данной темы: «А из-за чего я советую как раз Kofax?»

А происходит это потому, что именно эта компания есть признанным мировым фаворитом в области данных ответов, об этом свидетельствует аналитический квадрант Forrester’s Multichannel Capture Wave. Более того, она занимается ответом данных задач на рынке уже более 25 лет. Мне думается, уровень доверия легко выяснить наличием клиентов у компании. Так вот, 86 компаний из мировых ТОП 100 являются клиентами Kofax, а что может служить лучшей рекомендацией!

Потому рекомендую каждому задуматься над эффективностью выстроенных процессов в его компании и скорее приниматься за дело. на данный момент наступает то самое время, в то время, когда необходимо оптимизировать все по максимуму.

Если вы готовы к ответу аналогичных задач, мы с сотрудниками с удовольствием совершим для вас презентацию отечественного решения, настроим демонстрацию под вашу задачу. В случае если же тема автоматизации документооборота для вас актуальна, но вы желали бы детальнее ознакомиться с ответом, приходите ко мне на вебинары. Я поведаю вам, как в разы расширить производительность бизнес-процессов на кейсах и примерах, загружу вас в подробности основы и технологии ИИ, и, конечно же, отвечу на все ваши вопросы.

Пройти регистрацию на вебинары

Запросить бесплатную пробную версию Kofax

4 Обработка документов Практическое задание


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас:

spacer