Как выбрать удобные IT-инструменты для виртуального офиса

      Комментарии к записи Как выбрать удобные IT-инструменты для виртуального офиса отключены

Как выбрать удобные IT-инструменты для виртуального офиса

Александр Слободской Управляющий директор, Москва

Эффективность удаленной работы не требуется обосновывать. Но дабы воспользоваться всеми ее преимуществами, принципиально важно оснастить виртуальный офис полным комплектом технических средств.

Создание виртуального офиса начинается с описания задач, каковые сотрудники будут решать удаленно. Ход номер два: подбор технических средств. Выбор IT-инструментария зависит от нюансов, которые связаны с бизнес-процессами вашей компании, и требований к коммуникациям между удаленными сотрудниками.

Мессенджеры

Продумайте заблаговременно, какие конкретно технические средства коммуникаций вы станете применять. Для общения в команды подойдут программы и мессенджеры для интернет-телефонии. На отечественный взор, оптимальный выбор – Skype.

В собственной компании (мы специализируемся на комплексном интернет-маркетинге для рынка недвижимости, нас 15 человек) под любой проект мы создаем группы — в них ведется переписка, а при необходимости проводятся и конференц-звонки.

В работе со Skype необходимо помнить, что в случае если в группе больше пяти человек, уведомления о новых сообщениях будут отвлекать, и производительность неминуемо упадет. Дабы этого не случилось, возможно настроить уведомления, к примеру, лишь на сообщения с вашим именем. Для этого выберите пункт меню «Беседы», после этого «Настройки уведомлений», отметьте «Показывать уведомления лишь со следующими словами».

Кроме этого помните, что не следует создавать через чур много групп – это ограничит масштабирование процесса.

Почта

Для общения с внешним миром так же, как и прежде подходит e-mail. Основное, при работе с электронной почтой – культура переписки, а в особенности соблюдения двух базисных правил «ставить в копию» и «емко формулировать тему сообщения».

В то время, когда мы лишь начинали бизнес около восьми лет назад, этому вопросу не уделялось должного внимания. В итоге в какой-то момент это стало для нас проблемой, по причине того, что мешало верной циркуляции информации. Как ни необычно, с того времени прошло большое количество времени, а ту же проблему возможно подметить во многих компаниях и сейчас.

Коллективная работа

Для мозговых штурмов возможно применять ментальные карты – эргономичный инструмент для коллективного дискуссии, структурирования идей и создания набросков, к примеру Mindmeister.

В случае если необходимо что-то совместно посчитать, на помощь придут бесплатные IT-инструменты от как следует, к примеру, таблицы Гугл docs. Заведите корпоративную почту на базе Gmail, дабы скоро и легко создавать и хранить разные документы, а основное – распределять доступ к ним для нужных участников.

Для управления текущими делами, задачами и проектами возможно применять электронные органайзеры – менеджеры задач, к примеру, Wunderlist либо Nozbe. В большинстве случаев, подобное ПО или бесплатное, или стоит вменяемых денег. К примеру, Nozbe, что оказывает помощь поддерживать совместную работу маленьких команд, стоит на двоих всего $100 в год.

Тайм-менеджмент

Возможно порекомендовать собственной команде применять таймеры на базе техник Pomodoro и GTD, к примеру, приложение Pomotodo. Принцип их работы весьма несложен: они отсчитывают двадцатипяти- и пятиминутные промежутки для отдыха и работы, и разрешают вырабатывать перечень дел и выполненных задач.

Наличие постоянного доступа к сети

Еще один нюанс удаленной работы – наличие доступа к интернету. Если он не работает, сотрудник «выпал» из совокупности, а этого нельзя допустить. Вот из-за чего советы по поводу доступа к сети лучше давать собственной команде в начале работы. Рекомендуем иметь как минимум несколько способов доступа.

К примеру, у автора данной статьи за постоянное наличие интернета отвечают два классических – проводных, и три мобильных оператора. В поездки кроме этого рекомендуем брать необходимые страховочные варианты – несколько модем, а, как минимум, два.

Отличие во времени

Учитывая, что команда возможно распределена территориально, продумайте заблаговременно о рисках временных промежутков. Само собой разумеется, вы имеете возможность попытаться нанять сотрудников из различных уголков страны, кроме того с Дальнего Востока, но скоро осознаете, что ваши коммуникации будут очень сильно затруднены из-за громадной отличия во времени.

С отечественной точки зрения, в случае если эта отличие образовывает два часа, это не мешает работе; три часа – это возможно критичным; четыре часа – действенной работы не получается. Это принципиально важно для сотрудников, каковые занимаются прежде всего производственной деятельностью. Для управления, само собой разумеется, отличие во времени также имеет значение, но менее критична.

Разведопрос: Сергей Марков об неестественном интеллекте


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас: