Как справляться с работой в режиме многозадачности

Как справляться с работой в режиме многозадачности

Из данной статьи вы определите, как избежать синдрома студента, при котором растет риск срыва исполнения задач в срок.

Вера Михайлова, технический автор компании «Первая Форма»

Еще в юные годы нам говорят, что чтобы все успевать, нужно приступать к заданиям своевременно. Но неприятность в том, что мы просто о них забываем либо отодвигаем из-за более ответственных на отечественный взор дел.

Рабочий сутки важного сотрудника значительно чаще складывается из:

  • Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий имеется окончания и точное время начала, к примеру, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

  • Рутины

Это ежедневные задачи, каковые смогут выполняться одновременно и параллельно между собой. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это возможно: принятие ответа по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В ходе работы важный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации собственного рабочего времени и времени собственных подчиненных, значительно чаще прибегают к помощи систем и календарей, которые связаны с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый итог.

Так, календари оказывают помощь учитывать время лишь тех событий, в которых занятость сотрудника образовывает 100%. Но таковой инструмент не работает при исполнении ежедневных рутинных задач, в то время, когда работа не требует полной занятости сотрудника, или, в то время, когда время выделяется маленькими частями на исполнение сходу нескольких задач.

Хорошие совокупности автоматизации, именуемые «таск-трекерами», разрешают отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно нужно держать в голове, в то время, когда он обязан приступить к исполнению той либо другой задачи. В случае если же сотрудник трудится в режиме твёрдой многозадачности, то исполнение задачи возможно не начато, даже в том случае, если прошла предполагаемая дата начала работы.

Появляется так называемый синдром студента и растет риск срыва исполнения задач в срок.

В большинстве случаев, при таком режиме работы выделяют две главные неприятности, в которых не смогут оказать помощь вышеописанные инструменты:

  • сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к другим задачам;
  • неточность определения процента настоящей загрузки сотрудника на момент принятия ответа о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального ответа, компания «Первая Форма» создала для собственной автоматизированной совокупности новый механизм, что разрешает избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить настоящую занятость сотрудников.

В базе его работы лежит комбинация двух способов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный способ

В данном способе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, мин.), каковые должны быть израсходованы на исполнение работы в промежутке ее длительности, т. е. указанные трудочасы смогут быть истрачены в любую секунду, во время В первую очередь исполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный замысел

Способ разрешает указать конкретный сутки (дату), за который будут истрачены трудочасы. Наряду с этим, на одну задачу возможно отнесено пара значений на различные даты. Способ разрешает вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба способа смогут быть использованы в один момент.

Оценка трудозатрат объемно-календарным способом возможно выполнена двумя методами:

  • пользователь может взять оценку извне; к примеру, начальник выделяет общее число часов на исполнение задачи;
  • пользователь сам вносит собственные планируемые трудозатраты в произвольных временных единицах; наряду с этим имеется возможность акцепта введенного времени у собственного начальника либо профильного эксперта.

Затем «Первая Форма» машинально распределяет величину объемно-календарного замысла по отдельным дням на промежутке времени между датой и датой старта планируемого завершения задачи. Так, получаются величины посуточного замысла: количество плановых рабочих часов на ежедневно.

Встроенный метод распределяет часы по правилу «early-start», в то время, когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это разрешает сходу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Непременно, автоматика может не знать каких-то особенностей и деталей делаемых работ. Исходя из этого разработчики, вместо того, дабы совершенствовать и усложнять совокупность, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать замысел, предложенный совокупностью, и внести распределение часов по дням вручную:

Так, происходит переход от ввода общего числа часов по задаче к посуточному распределению.

На основании взятых данных совокупность сооружает табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве обязан заниматься исполнитель в течение каждого из дней, дабы целый количество нужной работы был закончен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, замечая всю собственную ожидаемую загрузку на ежедневно, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это разрешает сотруднику обеспечить себе самая комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

В случае если посуточное распределение было выполнено любым способом (машинально либо вручную, из формы отдельной задачи либо через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие конкретно задачи и в каком количестве он обязан выделить собственный рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на каковые было выделено время способом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени окончания и старта задач в течение рабочего дня. Но они разрешают сотруднику заметить замысел работ на сутки по каждой из задач, и действенно спланировать собственный сутки и семь дней. Сотрудник, каждый день пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить собственный время на работы, рекомендуемые совокупностью.

Еще одна ответственная изюминка «Первой Формы» — применение посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие пребывает в том, что эти отчеты учитывают личные изюминки исполнения каждой из задач, да и то, как как раз сотрудник распределил собственный рабочее время на всем ее протяжении.

Начальник, разбирающий замысел работы отдела, возможно уверен: в случае если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они смогут быть использованы для исполнения снова поступившей задачи, наряду с этим все другие работы не пострадают, и будут закончены своевременно.

Дополнительная информация на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Просматривать потом

Как трудиться в режиме многозадачности?


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас:

spacer