Как сэкономить время при выполнении рутинных офисных операций

Как сэкономить время при выполнении рутинных офисных операций

Из данной статьи вы определите о том, как уменьшить и ускорить сотрудничество с клиентами, и сберечь деньги и личное время.

Вера Михайлова, технический автор компании «Первая Форма»

Простой рабочий сутки коммерческого директора похож на важное опробование на прочность: нужно уладить конфликтные обстановки с клиентами, принимать участие в переговорах, комитетах, симпозиумах, круглых столах, и наряду с этим всегда взаимодействовать с начальниками высшего звена и подчиненными.

В то время, когда и кому нужна автоматизация

Знакома ли вам обстановка, в то время, когда вы находитесь у клиента и уже ощущаете, что сделка обязана состояться, но перед самым началом переговоров ваш телефон начинает звонить совершает это так, что его настойчивость не остается незамеченной для всех присутствующих. Перед вами задача: с одной стороны, отвечать на звонок телефона на данный момент некомфортно, но, иначе, вы осознаёте, что в случае если вас решили побеспокоить, то вопрос не пустяковый. Вы решаетесь поднять трубку. В этот самый момент происходит самое занимательное!

В трубке Вася Куролесов начинает растолковывать, что, дескать, обстановка требует вашего немедленного участия: имеется клиент, что заинтересован в услугах компании, но для заключения сделки он желает особые условия. Вы осознаёте, что:

  • терять клиента не хочется, но дабы ознакомиться с его денежными показателями и с историей сотрудничества необходимо или возвратиться в офис, или подключить ноутбук чтобы получить доступ к корпоративным данным;
  • клиент, находящийся рядом с вами, поразмыслил, что сделка с ним для вас не так уж и ответственна, он очевидно больше не благоволит вам. Это не сможет не отразиться как на самих переговорах, так и на предстоящей совместной работе.

В случае если в течение получаса не решить о предоставлении клиенту нужных условий, то он не будет продолжительно ожидать и отыщет другого подрядчика.

Закономерно поднимается вопрос, как организовать в один момент два процесса, каковые не совместимы по собственному ритму:

  1. Регулярная работа в собственном кабинете, направленная на согласование потока запросов от ваших подчиненных.
  2. Исполнение задач развития бизнеса, каковые довольно часто решаются вне стен родного офиса.

Какие конкретно инструменты значительно чаще применяют при таковой работе?

  • Телефон.

Как уже описывалось выше, его недочётом есть отсутствие возможности работы в режиме паузы.

  • Email.

Основной недочёт данного инструмента – отсутствие связи между запросом и данными. Запрос в почте приходит в форме маленького письма, а все сведенья, нужные для принятия и анализа ответа, значительно чаще находятся в корпоративной базе данных. Для доступа к ним вам пригодиться дополнительное устройство, вероятнее ноутбук.

Со своей стороны это очень плохо повлияет на вашу мобильность.

Выходом из данной обстановки может стать применение автоматизации, которая разрешает совмещать во времени и пространстве исполнение двух обрисованных выше процессов, имеющих ритм и разный сценарий.

Компании, предлагающие подобные системы на рынке, в большинстве случаев имеют созданные мобильные приложения, каковые разрешают приобретать доступ к корпоративным данным с любого мобильного устройства, имеющего доступ в интернет, в любом месте, где бы вы не пребывали и тогда, в то время, когда это комфортно как раз вам. А кое-какие, к примеру «Первая Форма», предоставляют возможность работы в режиме offline, к примеру, в самолете либо кроме того в космосе (кто заявил, что это не вероятно?).

Как автоматизация оказывает помощь начальникам

Отправляясь на переговоры, вам достаточно иметь при себе смартфон. В случае если ваша компания применяет современную совокупность автоматизации бизнес процессов, то запросы сотрудников будут иметь автоматическую сообщение с теми корпоративными данными, каковые потребуются для ответа поставленного вопроса.

На рисунке продемонстрировано, как на примере «Первой Формы» может смотреться интерфейс мобильного приложения, и как пользователь приобретает данные по запросу посредством автоматизированной связи данных.

В «Первой Форме» запросы от сотрудников сохраняются в форме комментариев к поставленным задачам. Приобретая комментарий, вам делается дешёвой не только постановка исходной задачи, но и вся сопроводительная информация, как то: положенные файлы контрактов, история переписки с клиентом, отчеты по денежным показателям и второе. И это все по одному клику!

Ответ для Васи будет сформулирован вами за несколько мин. в письменной форме, к примеру, в перерыве либо до тех пор пока ваши сотрудники перевели внимание клиента на себя.

В итоге, вы не только упрочните положение собственной компании на рынке, но и сбережете собственный личное время.

Как автоматизация оказывает помощь сотрудникам

Посмотрим сейчас на эту обстановку глазами Васи. Итак, согласование. Чего? Да чего угодно!

Он по собственному опыту знает, что в его большой компания это процесс, очень сильно растянутый во времени. То один из согласующих в отпуске, то второй в командировке, а третий по большому счету всегда занят чем-то, исключающим коммуникации. На обзвон всех и получение обратной связи может уйти несколько час.

А отвечать-то ему, Васе! И по его глазам видно отсутствие для того чтобы жажды.

В интерфейсе главного рабочего места запрос на согласование от Васи в той же «Первой Форме» будет вовремя уходить на нужных сотрудников машинально. Это определяется настройками совокупности в зависимости от того, как выполняется согласование — последовательно либо параллельно. У Васи кроме этого будет иметься возможность запроса согласования в любую секунду времени в форме динамической подписи.

Все участники согласования, независимо от того, где физически они находятся, вовремя возьмут запрос на собственный мобильное устройство, и смогут оперативно отреагировать – и как раз в тот момент, в то время, когда это не помешает более серьёзным текущим делам. Совокупность же будет напоминать о том, что время для принятия ответа ограничено. Тут уже не Вася проявляет инициативность, неэффективно тратя рабочее время, а сама совокупность получает ответа от согласующих лиц.

Кликните на картину, дабы взглянуть в полном размере

Так, автоматизированная совокупность разрешает видеть, в какой момент времени и на каком сотруднике согласование было задержано без объяснения обстоятельства.

Применение автоматизированной совокупности управления бизнес-процессами разрешает сотрудникам более организованно трудиться в режиме многозадачности, и осуществлять контроль их (и собственную) настоящую занятость. Об этом мы поболтаем в следующий раз. И, как говорят, ставьте лайки и пишите комментарии.

Определите подробнее о бизнес-ответах на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Разведопрос: Сергей Марков об неестественном интеллекте


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас:

spacer