Как фрагментация бизнес-общения тормозит совместную работу

Как фрагментация бизнес-общения тормозит совместную работу

Родион Насакин Директор по маркетингу, Петербург

Пользуясь различными сервисами для ответа задач, сотрудники теряют время и данные. Где ответ данной неприятности при организации совместной работы?

Пара месяцев назад наша фирма совершила опрос 1400 офисных сотрудников в мире, включая менеджеров, экспертов по маркетингу, продажам, IT. Мы желали определить, какие конкретно неприятности в организации работы значительно чаще становятся обстоятельством стрессов. 52% респондента отметили дефицит информации для ответа рабочих задач.

С этим, вправду, сталкиваются многие, но время от времени вычисляют такую обстановку нормой. К примеру, куда-то задевалась презентация продукта, которую необходимо было продемонстрировать новому партнеру. Либо кто-то, думается, уже присылал отчет по продажам в Новосибирской области в прошедшем сезоне, но в почте нет ничего похожего.

Сотрудник требует вас оказать помощь с ответом задачи, но вы не помните, где именно он ее обрисовал. В общем, многим это знакомо, не смотря на то, что не все поймут это как проблему.

Обстоятельства стресса в работе

Имеется и другие изучения. Так, еще четыре года назад в McKinsey поняли, что сотрудники тратят 19% рабочего времени на сбор и поиск данных. А опрос менеджеров среднего звена, совершённый Accenture, продемонстрировал, что 57% отмечают среди сложностей на работе необходимость собирать воедино данные из различных источников.

Другими словами необходимая для работы информация не исчезает из компании. Она так же, как и прежде надежно хранится на отечественных серверах и в отечественных аккаунтах, вот лишь запрещено и взять к ней доступ когда захочется. Один из главных источников неприятности — многообразие каналов, каковые мы используем для обмена и совместной работы информацией. Мы добавляем тексты и оставляем комментарии в направляться Docs либо Office 365, обмениваемся файлами в облачных хранилищах, таких как Dropbox.

Добавим к этому «коммуникационный слой» электронной почты, и Skype, Telegram и другие мессенджеры – и станет ясно, что рабочее общение делается все более фрагментарным, что делает доступ к информации все сложнее.

Незаметный ущерб

Кроме стрессов, что само по себе не радует, это огромные издержки для бизнеса. Отечественный мозг не может мгновенно переключаться между задачами. У него может занять до 25 мин., дабы сосредоточиться на новой теме.

Получается, что в случае если сотрудник делает паузу в работе, дабы раз в час отыскать необходимую информацию, он израсходует приблизительно треть дня, пробуя снова сфокусироваться на главной задаче.

В компаниях, где трудятся сотни и десятки сотрудников, фрагментация рабочих коммуникаций делается негромким киллером для бизнеса, талантливым похоронить продуктивность самых гениальных специалистов. И повседневная незаметность этого явления не отменяет ущерба, с которым возможно и необходимо бороться.

Стандартизируй это

Самым несложным ответом было бы пересадить максимум сотрудников на единый сервис для совместной работы, сведя комплект применяемых приложений к минимуму. К примеру, отечественный сервис предлагает хранение файлов, разрешает вести дискуссии прямо в задачах, планировать проекты и интегрируется с почтой. С позиций функциональности таковой сервис может стать единой базой данных рабочих проектов, обсуждений и документации.

Отыскать нужного человека, файл либо переписку по интересующему проекту, сделав один запрос в поисковой строчке, будет значительно несложнее, чем перелопачивать архивы в пяти-десяти приложениях. Но это решение еще должно пройти диагностику настоящей судьбой.

Действительность же такова, что в любой компании, кроме того небольшой, команды и разные отделы довольно часто стихийно формируют личные комплекты повседневных инструментов, причем не только для своеобразных задач (к примеру, CRM для продаж, email-автоматизация для маркетинга), но и в полной мере неспециализированных. Команда помощи общается в Skype, маркетологи предпочитают Slack, а финансисты признают лишь email. Такое же разнообразие может касаться сервисов хранения документов, планирования задач и т.д.

С этим разработчик сервиса для совместной работы бессилен что-либо сделать, но в полной мере может совладать начальник компании либо ее IT-директор: ввести упорядоченную политику по применению приложений и сервисов в команде.

Фактически любой сотрудник в компании может опробовать десятки сервисов и отыскать самый эффективный инструмент для себя и сотрудников. В таких условиях хорошая монополия IT-отдела на выбор софта для всей компании думается не только фиктивной, но вредной. В итоге, в случае если какое-то приложение прижилось в компании, оно очевидно отвечает потребностям, как минимум, большого числа сотрудников, покрывая неприятности повседневной работы, о которых вы имели возможность и не вспоминать.

Исходя из этого начать возможно с изучения инструментов, каковые уже применяют для совместной работы сотрудники. Стоит обсудить с ними, чем тот либо другой сервис нужен, из-за чего прижился именно он. Быть может, обнаружится, что какой-то отдел в компании уже удачно опробовал и протестировал на практике лучшее решение, которое возможно масштабировать на вторых сотрудников и все рабочие процессы.

Сила убеждения

Если вы сделали ставку на сервис, что применяет одна часть команды, стоит применять ее доводы и убедить другую часть в преимуществах этого решения. Необходимо грамотно рекламировать понравившийся продукт, а не навязывать его людям в директивном порядке.

К примеру, наша фирма в собственной рассылке для новых клиентов дает начальникам несложной совет: продемонстрируйте сотрудникам, как все это трудится, объясните, чем это лучше существующего подхода, как единое рабочее пространство упростит жизнь для каждого в команде. Ключевую роль тут играются те неформальные фавориты в компании, каковые уже опробовали продукт в деле. Они смогут стать значительно более убедительными евангелистами, чем IT- либо кроме того председатель совета директоров.

Интеграция

Но, тотально ликвидировать всю сложившуюся на местах инфраструктуру сервисов в пользу одного-единственного ответа для совместной работы не всегда вероятно и оправданно. Исходя из этого кроме этого ответственна интеграция с другими приложениями.

К примеру, в случае если копирайтер привык писать пресс-релизы в Гугл Docs, необязательно убеждать, а тем более потребовать делать это посредством другого сервиса. Еще на этапе выбора новой совокупности стоит проверить, а возможно ли синхронизировать документы из популярных текстовых процессоров с задачами в сервисе совместной работы. В случае если это так, то нет ничего, что помешает автору трудиться с привычным инструментом. А менеджер, что будет контролировать и комментировать текст, задачу с приложенным документом в папку с остальными задачами по запуску нового продукта.

Так удастся сохранить единый и прозрачный канал доступа ко всему контексту рабочего процесса.

Еще чаще появляются сложности с переводом на общекорпоративный стандарт сотрудников, привыкшие проводить фактически целый рабочий сутки в специальных инструментах. К примеру, дизайнеры с Abobe Photoshop либо Illustrator. Им совсем не радуется мысль всегда переключаться между приложениями, легко дабы загрузить новую версию макета в задачу в другом сервисе.

Наличие плагина совокупности управления проектами прямо в Adobe Creative Cloud сделало бы вовлечение креативной команды в неспециализированную схему рабочих коммуникаций значительно легче.

Осознание неприятности

Отечественные эксперты, реализовывающие ответы для совместной работы, отмечают, что при выборе сервиса, клиенты все чаще упоминают в качестве главного критерия возможность интеграции с Office 365, Dropbox, электронной почтой и другими популярными инструментами. Это радует. Значит, основной ход к исправлению обстановки с фрагментированными коммуникациями — ее критичности и осознание проблемы для бизнеса — уже сделан.

В этих обстоятельствах люди не просто пополняют собственный парк сервисов еще одним, усугубляя обстановку новым каналом общения, но и четко знают, чего желают добиться посредством нового инструмента: сокращения неявных, но значительных издержек от непрозрачного информационного обмена.

Возможно, бизнес легко неспешно обучается вычислять данный ущерб. В то время, когда мы предлагаем своим клиентам поведать об эффекте перехода на сервис совместной работы, то просим быть конкретнее. И сейчас они именуют не просто сокращение числа заседаний на 50% либо повышения числа в один момент реализуемых проектов, но и в полной мере ощутимые суммы.

К примеру, директор Санкт-Петербургской школы телевидения говорил, что действенно поставленные коммуникации лишь в ходе разработки нового сайта разрешили его организации сэкономить 250 тыс. рублей.

Мы уже привыкли вычислять убытки от неправильно выбранного поставщика, отсутствия доставки либо сломанной продукции. Быть может, пути для сокращения затрат найдутся и в общении сотрудников, в случае если посмотреть на рабочие процессы в компании свежим взором.

IT-менеджмент25623 11

7 самых нужных интернет-сервисов для малого бизнеса

IT-менеджмент2250 0

Как выбрать эргономичные IT-инструменты для виртуального офиса

Бизнес либо работа? | 7 обстоятельств кинуть работу и начать бизнес | #Бизнес в кризис 1


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас:

spacer