IT для бизнеса: Комплексный подход к управлению качеством

      Комментарии к записи IT для бизнеса: Комплексный подход к управлению качеством отключены

IT для бизнеса: Комплексный подход к управлению качеством

Елена Соломатина Knowledge manager, Москва

Определите, как объединить требования к IT-совокупностям чтобы повысить эффективность бизнеса, изучив восемь шагов по автоматизации совокупности менеджмента качества.

Современный ритм бизнеса, внешние факторы и конкурентная среда вынуждают вспоминать об эффективности кроме того тех, кто на рентабельность не жалуется. За счет чего ее возможно повысить? Сокращение затрат, понижение издержек – значительно чаще это первый ответ, что приходит на ум.

Экономить возможно различными методами – понижением качества закупаемых материалов, понижением затрат на обучение персонала, сокращением применяемых площадей и т. д. Управление каждой компании знает, где имеется скрытые резервы, на чем возможно «поджаться».

В большинстве случаев, на протяжении для того чтобы стабилизиционого анализа главное внимание уделяется «закручиванию гаек». А также это относится и работы с кадрами. Самые популярные меры чтобы повысить эффективность труда заключаются в очевидном «нужно больше трудиться». Тезис не лишен, само собой разумеется, оснований.

Но механическим увеличением и переработками рабочего времени сложно добиться большого, а тем более стабильного прироста эффективности.

Быть может, окажут помощь новые разработки, и имеет суть систематично проводить обучение персонала, повышать квалификацию? Конкретно, это не помешает. Но лишь в комплексе с другими, не меньше серьёзными мерами.

Допустим, мы располагаем 100% мотивированными на итог сотрудниками. Эффективность производственных разработок на данный момент за кадром, в фокусе личная эффективность каждого участника команды. Как прекрасно они обеспечены средствами и необходимыми инструментами для исполнения собственных обязанностей? К примеру:

  • какое количество времени сотрудник тратит на поиск нужной информации либо документов?
  • Как именно фиксируются поручения? Имеется ли риск не уследить за их очередностью, сроками либо вовсе забыть?
  • какое количество времени требуется начальнику для контроля выполнения поручений?
  • Имеется ли функции, каковые возможно автоматизировать, но они выполняются вручную?
  • какое количество времени нужно для адаптации нового сотрудника (действенного погружения в приём знаний и свои обязанности от предшественника)?
  • какое количество времени каждый день тратится на поиск информации? Какие конкретно суммарные утраты из-за дублирования данных в различных информационных совокупностях, недоработанных интерфейсов, недостаточного оповещения сотрудников, неприятностей с актуализацией? Как эти утраты выглядят в денежном выражении?
  • Как формализованы действия, каковые нужно предпринимать при происхождении внештатных обстановок? Все ли сотрудники о них в курсе? А начальники? какое количество времени потребуется на поиск ответа либо хотя бы конкретного важного при происхождении ЧП?

Таких вопросов большое количество, и больше половины из них зависят от специфики деятельности организации, ее административной структуры, каналов связи между подразделениями и отдельными сотрудниками. Решения и ответы не лежат в одной плоскости, но все они имеют одно неспециализированное направление:

1) Процессы должны быть оптимизированы, унифицированы и регламентированы;

2) Документы кроме этого должны быть унифицированы;

3) Процессы должны предусматривать не только разрешение внештатных обстановок, но и блок профилактических мероприятий;

4) И само собой разумеется, должен быть инструмент, что поддержит выполнение задуманного.

Методологической базой для наведения порядка может послужить СМК (совокупность менеджмента качества). Но в бюрократическом смысле польза от СМК маленькая. Как говорится, «гладко было на бумаге, да забыли про овраги». Запрещено все предугадать, и события будут изменяться.

Исходя из этого настоящая, рабочая СМК должна быть эластичной, «живой».

И вот тут тяжело переоценить роль информационных совокупностей. Вручную невозможно отследить и синхронизировать трансформации достаточно скоро, дабы это имело суть с позиций увеличения эффективности. Напротив, так легко создать дополнительную нагрузку на сотрудников, завалив их кипами лишних регламентов, сверок и отчётов.

Без автоматизации совокупность менеджмента качества делается паразитической и вместо экономии времени начинает его поглощать.

Исходя из этого существует множество IT-ответов, каковые автоматизируют управление:

  • ресурсами предприятия,
  • принятием ответов,
  • справочной информацией,
  • логистическими цепочками,
  • биллингом,
  • содержанием сайтов,
  • электронным документооборотом,
  • сотрудничеством (workflow),
  • и другие.

Многие из этих совокупностей уже рассматривались в рамках рубрики «IT для бизнеса», а остальные, возможно, еще будут рассмотрены. Но обращение на данный момент не об этом. Все совокупности необходимы, все совокупности серьёзны. Вопрос в том, достаточно ли применения лишь совокупностей «нужного» назначения для обеспечения эффективности IT?

К сожалению, нет!

По тем же обстоятельствам «нет», по которым СМК без автоматизации становилась обузой вместо решения. Это звучит мало парадоксально, и, однако, IT-решения довольно часто потребляют ресурсов на собственный обслуживание больше, чем экономят. Обращение не только и не столько о финансах, не смотря на то, что это отдельная увлекательная тема.

Возможно кроме этого «забыть» про стартовые затраты на выбор, внедрение, кроме того обучение сотрудников.

Итак, все сделали верно, на стартовых инвестициях в яркое действенное будущее не экономили – тут бы и радоваться, приобретать барыши? Вероятно. Но лишь в том случае, если:

1) Создана и удачно реализуется IT-стратегия, которая есть частью неспециализированной стратегии развития компании;

2) Все используемые хранилища данных «приведены к неспециализированному знаменателю». Другими словами не появляется неприятностей с переносом данных из одной базы в другую, с одного сервера на другой – причем это справедливо для всей организации. Чем больше бизнес, тем серьёзнее добиться полной совместимости всех интерфейсов, форматов, кодификаторов, конфигураций. Следующим уровнем развития организации задумаются о межкорпоративном обмене, благо, трансформации законодательства содействует этому (речь заходит об обмене юридически значимыми документами – квитанциями фактурами, контрактами, актами);

3) К каждой информационной совокупности прилагается полный набор документации, раздельно для пользователей и администраторов. И безрадосно, что приходится писать об этом раздельно – документация должна быть актуальной, и относиться как раз к применяемым IT-ответам, включая все изменения и доработки довольно стандартных, базисных настроек. В совершенстве, IT-ответ владеет не только пользовательской документаций, но и той, которая разрешит развивать и сопровождать ответ в будущем (паспорт совокупности, технический проект, техническое задание, методика и программа опробований и т.д.);

4) Процедура доступа к информационным ресурсам унифицирована. Это указывает как стремительное подключение новых типовых рабочих мест для всех вероятных ролей, так и удаленную работу мобильных сотрудников, совместное применение хранилищ, по большому счету все способы взаимодействий и основные виды сотрудников с IT-ответами;

5) Создана и актуализируется база знаний (БЗ). Раздельно нужно добавить, что? кроме наличия структуры, в которой возможно фиксировать нужные сведения, нужна достаточная мотивация этим заниматься – как хорошая («пряники»), так и отрицательная («кнуты»). В противном случае БЗ вполне возможно будет складываться из нескольких стартовых статей, зарастающих мхом. В качестве стимула изначально возможно разместить должностные руководства, положения о подразделениях и другие документы ежедневного применения – дабы они не хранились на локальных дисках и были дешёвы всем с учетом политики информационной безопасности;

6) Обеспечены интеграционные процессы между информационными совокупностями. Интеграция необязательно должна быть полной, вероятнее, это будет избыточным. Тут серьёзен баланс, разумная достаточность. Дабы ее выяснить, пригодятся многие из прошлых пунктов;

7) Существуют и поддерживаются правила ведения нормативно-справочной информации. Тут также мотивация не меньше ответственна, чем все другое совместно забранное. Причем ответствен комплекс мер, как с драгоценным здоровьем – профилактика, лечение и диагностика. Без регулярной актуализации любую IT-документацию возможно смело отправлять в урну;

8) Существуют и исполняются регламентные процедуры резервного копирования. Про «бэкапы» имеется много смешных рассказов, лишь при наступлении страхового случая никто почему-то над ними не смеется.

Все перечисленное выше обеспечивается внедрением ITIL (при мотивационной и административной помощи, очевидно).

Иначе говоря не нужно экономить на первых этапах. Минимизировать стартовые затраты легко, лишь «зажатый» бюджет удесятерит риски, и через некое время убытки будут намного больше начальной пользы. Это все равно, что сэкономить на закладке фундамента. Возможно, и снаружи будет сперва незаметно – лишь возможности для того чтобы строения незавидные.

Напротив, в случае если вложиться как следует в развитие IT, как раз что инвестировать в него, другими словами тратить деньги на конкретные задачи, в соответствии с детальным замыслом, с целью достижения прозрачных целей, – это окупится.

Библиотека ITIL является набором документов, используемых для практического внедрения подходов IT Service Management (ITSM). самые известными являются десять базисных процессов, снабжающих предоставление и поддержку IT-сервисов:

  • Процесс управления инцидентами;
  • Процесс управления проблемами;
  • Процесс управления конфигурациями;
  • Процесс управления трансформациями;
  • Процесс управления релизами;
  • Процесс управления уровнем одолжений;
  • Процесс управления мощностями (емкостью);
  • Процесс управления доступностью;
  • Процесс управления непрерывностью;
  • Процесс управления финансами.

Большой эффект достигается лишь тогда, в то время, когда каждое IT-бизнес и решение-процесс, используемые в компании, рассматриваются не обособленно, а в совокупности, в интеграции со всеми вторыми IT-совокупностями и бизнес-процессами.

Когда появляются «изолированные островки» IT-ответов либо неоптимизированные бизнес-процессы – это формирует землю для утраты времени, данных и качества информации.

Пунктуальная, маниакальная унификация всего, что имеет отношение к IT, постоянно окупается. Фактически, кроме того без автоматизации наведение тотального порядка в взаимодействиях и делах принесет хорошие плоды. Это рекурсия, один из любимых приемов программистов.

Чем больше будет израсходовано на унификацию, тем больше будет сэкономлено с ее помощью. До известного предела, само собой разумеется, но перестараться с упрощением доступа к данным весьма сложно.

В совершенстве, затевать эту работу необходимо не по окончании того, как уже куплены и внедрены дорогие IT-решения, каковые почему-то дали эффект ниже, чем ожидалось. Значительно действеннее такая последовательность действий:

1) Определение целей бизнеса а также (прошу прощения за банальность) миссии бизнеса;

2) Определение KPI, главных показателей. Причем не только хороших, по книжке. Основное, дабы их было достаточно для своевременного и правильного отслеживания динамики;

3) Разработка IT-стратегии. Еще раз, обращение не о формальном комплекте документов, а о живой стратегии, той, которая будет изменяться вместе с планами и ситуацией;

4) Мотивация персонала, значительно лучше – энтузиазм сотрудников;

5) Унификация и в обязательном порядке актуализация всех данных, а основное, форматов и структур их представления;

6) И лишь позже автоматизация.

К инвестициям в IT применимо правило рычага: чем раньше они сделаны, тем меньшего количества достаточно для получения аналогичного эффекта

В случае если забыть про пункт №4, то эффективности, само собой разумеется, все равно возможно добиться – лишь стартовые вложения необходимо существенно расширить. По причине того, что все «узкие места» в течение достаточно долгого периода (подготовка, разработка либо выбор для закупки, внедрение, отладка IT-решения) нужно будет проходить со скрипом, преодолевая скрытое сопротивление.

А вдруг старт выполнен верно и по окончании сдачи совокупности в эксплуатацию пункты №2 и №3 зациклить, то окажется большая отдача от инвестиций в IT. В общем, все как в жизни. Для того чтобы получить улыбку, нужно сперва ей поделиться.

В случае если желаете взять рост эффективности – начните с действенных подходов к формированию IT.

Редактор рубрики «IT для бизнеса» – Сергей Соловьев

Источник изображения в анонсе: pixabay.com

Управление ИТ


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас: