5 критериев удачного выбора корпоративной IT-системы

5 критериев удачного выбора корпоративной IT-системы

Алексей Абрамов Директор по формированию, Москва

Возможно разглядеть десятки программных ответов для бизнеса, но так и не отыскать ПО, подходящее вашей компании. Как скоро и безболезненно решить эту задачу?

Время от времени удивляет, как взвешенно многие подходят к личным задачам и как хаотично – к рабочим. Задачи берем достаточно конкретные, по выбору чего-то значимого. К первым (личным) в этом случае возможно отнести фактически все, что угодно – выбор автомобили либо квартиры, ноутбука либо места для отдыха. Ко вторым (рабочим) – также очень многое, среди них и выбор корпоративного ПО (ПО) для совместной работы. Забегая вперед отмечу, что написанное возможно разглядывать практически для любого корпоративного ПО.

Но я по опыту имею ввиду электронный документооборот, и совокупности для управления проектами, процессами, задачами и комплексные ответы на стыке указанных.

Как не нужно выбирать и внедрять ПО

С середины 2000-х я замечаю как происходит выбор корпоративного ПО в компаниях самых разных отраслей, зрелости и размеров управления. Про это я могу говорить продолжительно, но что особенно принципиально важно – обстановка с подходом не улучшается, а ухудшается. Занятно, что чем больше IT-ответов представлено на рынке, тем менее структурированный подход к выбору ответов у клиентов. К примеру, довольно часто пробуют применять не более подходящее, в противном случае, что больше на слуху. Довольно часто выбор осуществляется импульсивно. Довольно часто экономят в том месте, где экономить запрещено.

Я не уверен, что дело как раз числом вероятного ПО (не смотря на то, что и это само по себе также принципиально важно – широкий выбор, как мы знаем, балует). Пологаю, что неприятность шире.

К примеру, играет роль и экономическая ситуация – нежелание, а в некоторых случаях и невозможность мыслить на среднесрочную и долговременную возможность: «Выберем быстренько что-то, какой в том месте еще комплексный подход». В список неприятностей возможно отнести и все более враждебный маркетинг со стороны разработчиков. Очевидная неприятность – за громкими словами и красивой оболочкой довольно часто прячется меньше, чем ожидает клиент. А время от времени по большому счету не то, что он ожидает.

Как бы необычно это не звучало, но из практики знаю случаи выбора клиентом CRM (совокупность управления контактами с клиентами) вместо СЭД (совокупность электронного документооборота). Либо выбора совокупности управления задачами, в то время, когда была актуальна замечательная совокупность управления процессами (обратные обстановки также бывает). И не совсем очевидный, но не меньше принципиальный момент: клиент все чаще ожидает, что выбор и фактически внедрение не потребуют никаких упрочнений, что совокупность получит, как нужно, сама собой.

Сложно сообщить, кто в этом виноват. Быть может, маркетинг, что убеждает: «Купите у нас – жизнь станет сказкой», умалчивая, что поддержка и внедрение ПО также трабует затрат. Быть может, первым эту историю начал Стив Джобс.

И я, кстати, не шучу. Много раз сталкивался на клиентских встречах с высказываниями в духе: «Вот iPhone, мне тут все ясно сходу, а в корпоративных совокупностях необходимо продолжительно разбираться». Да, согласен. Но не нужно подменять понятия, давайте все-таки различать бизнес и потребительские потребности.

Особенность первого: унификация возможностей, стандартизация и упрощение. Особенность второго: уникальность, необходимость и способность всегда меняться и развиваться. Эти особенности возможно сочетать, но наивно думать, что эта задача решиться сама собой и мгновенно.

Как сделать так, дабы и уникальность сохранилась, и корпоративное ПО было выбрано корректно? Ответ на данный вопрос я взял весьма в далеком прошлом, в то время, когда один мой товарищ продемонстрировал мне курс продавцов одного из именитых западных поставщиков ПО. В том месте красным маркером были отмечены пара главных вопросов, ответы на каковые критичны для продажи:

  • Требования.
  • Бюджет.
  • Важный.
  • Сроки.
  • Стадия.

Это было десять лет назад, и по сей день вряд ли для кого из продавцов станет откровением. Но со временем пришло второе познание – обладать таковой информации очень принципиально важно не только поставщику, но и клиенту. Что дает эта информация продавцу?

Расширенную карточку в CRM и познание замысла продаж – в действительности ему больше и не требуется. Что дает эта информация клиенту? Значительно больше: контроль обстановки, адекватное планирование, и самое основное – понижение возможности неточностей.

Пройдемся по каждому пункту раздельно.

1.Требования к поставщикам и ПО

Довольно часто клиент пробует выставлять требования к возможностям ПО (причем по принципу «чем больше, тем лучше»). Грубо говоря, сотрудники клиента пробуют предположить, как будет трудиться программный интерфейс. Это фундаментальная неточность.

Лучше так не делать, даже в том случае, если у вас собственные разработчики и бесконечный бюджет. Затевать необходимо иначе – с описания процессов компании, с определения важных за эти процессы. В противном случае вы на долгое время завязнете в дискуссии кнопок.

Нет описания процессов? Необязательно бежать изучать BPMN (возможно по большому счету не знать, что такое Business Process Model and Notation, методика моделирования бизнес-процессов). Для начала достаточно нарисовать на страницах А4 блок-схемы с краткими пояснениями.

Кстати, эти схемы кроме этого возможно дополнить примером проекта (в случае если компания трудится по проектам), да и по большому счету кратким описанием компании: род деятельности компании, актуальные направления, численность. При таких условиях вы станете во всеоружии, общаясь с поставщиком: «Вот отечественные процессы, вот информация о нас – поведайте, подходят ли ваши решения, а лучше продемонстрируйте на одном из представленных нами процессов в виде демо-версии либо пилотного проекта».

Помимо этого, нужно поразмыслить – имеется ли у вас дополнительные требования к поставщику. К примеру, требуется обучение работе в ПО либо полноценное внедрение выбираемого программного продукта. Это также принципиальный момент: не все поставщики ПО по большому счету предоставляют подобные услуги.

2. Бюджет IT-проекта

Поставщикам ПО бюджет возможно и не информировать, но осознавать, сколько ваш бизнес готов израсходовать – необходимо. В случае если вовсе нет никакого понимания, неизменно возможно запросить пять-шесть коммерческих предложений под ваши требования (они же у вас сейчас имеется, правильно?), и вывести среднее значение, которое вам подходит.

Для чего необходимо осознавать бюджет? Дабы не распылять внимание. Возможно израсходовать массу времени на ознакомление с ПО и позже нежданно осознать, что приобрести вы имеете возможность не все из того, что наблюдали – а время уже израсходовано.

Вы же не идете в салон Jaguar, в случае если хватает лишь на Nissan?

Бесплатных и «копеечных» вариантов корпоративного ПО на данный момент хватает, но сатана кроется в подробностях. К примеру, любой бесплатный вариант постоянно будет только условно бесплатным. Если вы выделяете человека из собственного штата и ставите ему задачу внедрить бесплатное ПО собственными силами, то его ФОТ (и сопутствующие затраты) – это уже бюджет.

В случае если данный человек увольняется – сможет ли кто-то второй продолжить его работу? Это риск. Если вы арендуете ПО, эти из которого нельзя выгрузить в понятном формате при переходе на второе ПО – это еще одна статья затрат и опять риск.

В случае если ПО стоит «три копейки», будьте кроме этого готовы к унификации. В случае если разработчик демпингует, захватывает рынок низкой ценой, то реагировать на ваши запросы и индивидуальные пожелания он вряд ли будет, поскольку вы для него – один из миллиона.

3. Важный за решения и-внедрение

Правило трудится не только для данной темы: в случае если важных больше одного – их нет. Важный должен быть неизменно один. И он обязан мочь отстаивать собственную точку зрения, а не всегда идти на предлогу у управления (а в совершенстве – принимать большая часть ответов самостоятельно).

Сложно осознать кто важный? В маленьких компаниях это довольно часто кто-то из собственников. В компаниях больше – кто-то из начальников направлений либо отделов. Основное, дабы это был бизнес-пользователь, что будет принимать яркое участие в применении совокупности (тут вспоминаем, что у каждого процесса должен быть собственный обладатель – нельзя исключать, что важным должен быть кто-то из обладателей главных процессов).

Обычно в качестве важного ставится IT-эксперт, в задачи которого входит настройка компьютеров, локальной сети и помощь серверов. И в 90% случаев выбор ИТ-эксперта в качестве важного – неточность. Задачи IT-эксперта в большинстве случаев поддерживающие, и не имеют отношения к формированию компании.

А внедрение чего-то нового – это как раз развитие, требующее другого образа мышления.

4. Сроки реализации IT-проекта

Задача без окончания постоянно будет стремиться к бесконечности. Бессмысленно задавать конкретную дату окончания внедрения, но в начале выбора IT-продукта должна быть зафиксирована как минимум предполагаемая дата начала пилотного проекта и предполагаемый (желаемый) год завершения внедрения. Будьте реалистами: внедрение любой совокупности может продолжаться пара месяцев либо лет.

Кроме того в том случае, если вы прекрасно готовились.

Что такое пилотный проект? Это не демо-версия, а по сути запуск полноценной работы, лишь для ограниченного круга лиц. Данный круг лиц (коммисия) обязан объединять какой-то процесс либо проект. Уточняйте у поставщиков, имеется ли по большому счету возможность пилота (нельзя исключать, что он будет платным – это естественно) и в случае если имеется – вот ваш ближайший горизонт планирования.

По результатам пилота можно понять правила внедрения, оценить сложности и спрогнозировать предполагаемые даты внедрения (по процессам либо по отделам – в зависимости от компании).

Цикл продажи корпоративного ПО может продолжаться 6-18 месяцев, и все b2b-продавцы это знают. Если не имеете возможность определиться, в то время, когда желаете начать внедрение, то готовься , что продавцы будут общаться с вами менее с радостью, поскольку в принципе не знают – планируете ли вы что-то брать либо нет. Кстати, задавать каждые сроки обязан тот, кто спонсирует это мероприятие (выделяет бюджет).

5. Стадия выбора ПО

Вы неизменно должны осознавать, на какой стадии приобретения ПО находитесь. Это задача важного: спланировать стадии (сбор информации, формирование требований, утверждение коммисии, презентации поставщиков и т.д.), выяснить важных за каждую стадию и утвердить стадии с рабочей группой и руководством. В будущем – поддерживать стадии в актуальном состоянии.

Напоследок отмечу вот что. С завидной регулярностью в сети попадаются материалы, где авторы разглядывают десятки совокупностей какого-либо класса (либо кроме того смешивая сходу пара различных классов) с позиций возможностей. Это важный труд – без шуток. Но разглядеть 50 совокупностей управления задачами и узнать, что совершенной не существует – так себе подвиг. И много бессмысленно израсходованных человекочасов на эти поиски вряд ли возможно назвать нужными для бизнеса (да и общества). Совершенного ПО вправду не существует.

Но, возможно отыскать IT-ответ, подходящее как раз вам – причем довольно быстро и безболезненно, в случае если выстроить фундамент из тех несложных пунктов, каковые мы только что разглядели. И тогда все будет на порядок несложнее.

IT-менеджмент4345 0

Как организовать и совершить IT-тендер

IT-менеджмент9637 20

Как сэкономить при помощи IT-ответов: антикризисные рекомендации

Разведопрос: Сергей Марков о машинном обучении


К прочтению:

самые интересные статьи, подобранные как раз для Вас:

spacer